Privacy statement

KO Kids
Privacy Statement

KO Kids verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KO Kids.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt KO Kids persoonsgegevens?

KO Kids verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Jeugdleden en vrijwilligers van KO Kids
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij KO Kids of ooit een lidmaatschap hebben gehad
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Het KO Kids bestuur en de leiding verwerken persoonsgegevens. Denk hierbij aan de jeugdleiding, tienerleiding, werkgroep Bijzondere Activiteiten en bestuur.

Waarvoor verwerkt KO Kids persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van KO Kids of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid en zorg dragen voor de juiste informatievoorziening.

Als je eenmaal lid of relatie van KO Kids bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor onze eigen promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van je groep of vanuit een van de KO Kids werkgroepen. Wil je niet benaderd worden? Dan kun je dit aangeven door dit door te geven aan het secretariaat (secretariaat@kokids.nl).

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt KO Kids ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier t.b.v onze activiteiten klein- en zomer- kamp.

KO Kids controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen,

zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd.

Hoe gaat KO Kids met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Je kan bij ons secretariaat terecht voor het inzien van je eigen gegevens.

Daarnaast kan het bestuur en de leiding, je gegevens inzien. Wanneer je wenst kunnen gegevens onzichtbaar worden gemaakt voor onderdelen van KO Kids.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen KO Kids

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als je een nieuwe functie krijgt binnen een andere werkgroep bij KO Kids, dan kan de ledenadministratie van dit onderdeel, je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren. KO Kids wil, kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.

Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is KO Kids gebonden aan de daarvoor geldende

wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens KO Kids van mij verwerkt?

Jazeker, je kunt terecht bij het secretariaat welke je een overzicht geeft van de geregistreerde informatie met betrekking tot jouw lidmaatschapsregistratie of relatie met KO Kids.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door KO Kids kun je terecht bij ons secretariaat via secretariaat@kokids.nl of een van de leden van het bestuur.

Wijzigingen privacybeleid

KO Kids behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via www.KO Kids.nl/privacy.

Privacy statement KO Kids (1 april 2018)