Huishoudelijk reglement

HOOFDSTUK 1 : INLEIDING ALGEMEEN

In dit huishoudelijk reglement zijn de hoofdafspraken opgenomen, zoals de leden van de vereniging “KO Kids” te Kelpen-Oler dit met twee derde meerderheid hebben besloten.
Dit huishoudelijk reglement is bedoeld als een praktische omschrijving van:

1.1 De organisatieopbouw van en de taakverdelingen binnen “KO Kids”.

1.2 De doelen en werkwijzen van respectievelijk het bestuur, jongste -en oudste groepen (basisschoolleeftijd), tieners, opleidingstraject aspiranten, werkgroep bijzondere activiteiten, en de werkgroep acties.

1.3 Dit reglement dient om de twee jaar door 2 bestuursleden geactualiseerd te worden; Tijdens de jaarvergadering of de algemene ledenvergadering wordt hiervan verslag gedaan.

1.4 Alle leden dienen in het bezit te zijn van het huishoudelijk reglement en statuten.
Het bestuur zal hiervoor zorgdragen.

1.5 Alle vrijwilligers van “KO Kids” onderschrijven de richtlijnen ter voorkoming van (seksueel) misbruik en hanteren de richtlijnen bij vermoeden van (seksueel) misbruik zoals die zijn omschreven in de nota uitgebracht door de Jeugd Werk Limburg. (JL.) Deze nota is terug te vinden in de informatiemap van KO Kids.

1.6 Elke werkgroep heeft een eigen draaiboek/werkwijze/afspraken, die niet in dit huishoudelijk reglement zijn opgenomen. De werkgroepen zorgen er voor dat deze informatie bij het bestuur bekend is, zodat men ten allen tijden kan nagaan of deze niet tegen andere afspraken ingaat.

1.7 Het huishoudelijk reglement functioneert aanvullend op de statuten zoals deze (wettelijk) zijn vastgesteld door notaris Schreurs en Schijns te Heythuysen (mei 1996.)

1.8 Het huishoudelijk reglement mag nooit in strijd zijn met de statuten en verordeningen van de gemeente Leudal of anderszins met het Nederlandse recht.

 

HOOFDSTUK 2 : ORGANISATIE-OPBOUW EN TAAKVERDELINGEN.

De vereniging “KO Kids” is als volgt opgebouwd:

2.1 Dagelijks bestuur: Voorzitter, secretaris, penningmeester. (D.B.)
Stellen agenda samen van vergaderingen en handelen de dagelijkse gang van zaken af.

2.2 Algemeen bestuur: Leden dagelijks bestuur en vertegenwoordigers van de werkgroepen. (A.B.)
Het bestuur vergadert minimaal 8 keer per seizoen. Vergaderingen kunnen door leden, op eigen verzoek of op verzoek van het bestuur, bijgewoond worden. Verzorgen 2 jaarlijks het jeugdleidersweekend, jaarlijks een feestavond voor de vrijwilligers. Eens in de 2 jaar vindt de uitreiking van de “KO Kids Prijs” plaats op de feestavond.

2.3 Algemene Ledenvergadering: Bestuur en leiding van alle werkgroepen. (A.L.V.)|Het bestuur roept minimaal een keer per seizoen een algemene ledenvergadering (oktober/november) op en een keer per seizoen een jaarvergadering (maart/april).
Daarin worden o.a. beleidsstukken vastgesteld door de leden op voorstellen van het bestuur. Werkgroepen geven een korte toelichting op hun activiteiten. Op de jaarvergadering zijn vaste agendapunten: Aanbieden activiteiten en financieel verslag, verslag kascontrolecommissie en eens in de twee jaar reglementen commissie, bestuursverkiezingen volgens rooster van aftreden.

2.4 Werkgroep jongste en oudste groepen: Jeugdwerk voor basisschoolkinderen die contributie betalende deelnemers zijn van “KO Kids”. Onderverdeeld in jongste (gr. 3 t/m 5) en oudste (gr. 6 t/m 8) groepen.(hfdst. 4)

2.5 Werkgroep Tieners: Jeugdwerk voor 12 tot 16 jarigen, die geen contributie betalende deelnemers zijn, maar die per activiteit een financiële bijdrage geven.(hfdst. 4)

2.6 Opleidingstraject aspiranten: Leden van deze werkgroep begeleiden een groep jongeren vanaf minimaal 14 jaar die de ambitie hebben om leiding te worden. Hiervoor is een apart traject opgezet.(hfdst. 5)

2.7 Werkgroep Bijzonder Activiteiten: Leden van deze werkgroep organiseren het St. Maartenfeest, Jeugdcarnaval en Koningsdag bestemd voor alle kinderen van Kelpen-Oler. Een lidmaatschap bij KO Kids is niet vereist.(hfdst. 6)

2.8 Werkgroep Acties: Organiseren jaarlijks de Vlooienmarkt en het Collecteren voor Nationaal Jeugdfonds (Jantje Beton) (hfdst.7).

2.9 Verhuur/Uitleen materialen: De beheerder in het bestuur en een persoon die is aangesteld door het bestuur.

 

OVERIGE ALGEMENE AFSPRAKEN BETREKKING HEBBENDE OP DE ORGANISATIE:

2.10 Van alle leden van “KO Kids” wordt verwacht dat men de algemene leden- vergaderingen bijwoont. Indien men verhinderd is kan men dit doorgeven aan de secretaris, zodat dit genoteerd kan worden op de presentielijst die van elke vergadering wordt bijgehouden. Op alle vrijwilligers van “KO Kids” kan een beroep gedaan worden om te helpen bij activiteiten van andere werkgroepen.(Bijv. acties, bijzondere activiteiten)

2.11 Leiding bij werkgroepen wordt benoemd door het bestuur, zo mogelijk op voordracht van de betreffende werkgroep. De minimale leeftijd van leiding is 17 jaar (mét stemrecht), aspirant-leiding 16 jaar (zonder stemrecht).
Bij aanname zal het bestuur letten op de volgende kwalificaties: Motivatie, interesses, vaardigheden en beschikbare tijd. Een aankomend leider/ster zal nooit direct alleen een eigen groep draaien, hij / zij zal het opleidingstraject aspiranten volgen. Voor het overige volgt de nieuwe leider/ster de afspraken zoals die in de betreffende groep zijn vastgelegd. Er is een proeftijd van een half jaar.
Elke nieuwe leider/ster zal bij de benoeming van het bestuur een map ontvangen met verenigingsinformatie. (o.a. statuten, huishoudelijk reglement, ledenlijst, werkgroepafspraken)

2.12 Men kan lid zijn van meerdere werkgroepen.

2.13 “KO Kids” heeft een Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering afgesloten.
Deze dekt de schade toegebracht aan derden, door (toedoen van) leiding en aan
“KO Kids”-leiding toevertrouwde deelnemers. Schade intern (bijv. van ene kind t.o.v. andere) wordt hiermee niet gedekt; dan moet de persoonlijke W.A.-verzekering van de betreffende ouder worden aangesproken. Ook extra ziektekosten kunnen niet bij “KO Kids” verhaald worden. Voor de kampweek van de jeugdgroepen wordt een reis -en bagageverzekering afgesloten. Om persoonlijke risico’s voor bestuursleden af te dekken is een aparte bestuursaansprakelijkheidsverzekering afgesloten.

2.14 “KO Kids” is lid van de JL (Jeugd Werk Limburg). Deze provinciale organisatie (gevestigd in Roermond) kan ingeschakeld worden voor adviezen en begeleiding (cursuswerk). Regelmatig neemt een consulent van de JL. contact op met de vereniging. “

2.15 Bij “KO Kids” worden geen vergoedingen gegeven. Als leden onkosten maken (cursuswerk, kilometervergoeding) of wanneer zij handelen in opdracht van het bestuur, kunnen declaraties ingediend worden bij de penningmeester of een door het bestuur aangewezen persoon.

2.16 “KO Kids” heeft een website, www.kokids.nl met daarop o.a. opgenomen de programma’s , nieuwtjes uit de club enz. De website wordt beheert door vrijwilligers, redactie genoemd, van ”KO Kids”. De redactie legt verantwoording af aan het bestuur, die eindverantwoordelijk is voor de inhoud.

2.17 Bij “KO Kids” kunnen tijdens activiteiten foto’s worden gemaakt. Denk hierbij aan de kampen of tijdens algemene activiteiten. Deze foto’s worden beschikbaar gesteld op een alleen door leden en vrijwilligers toegankelijke website. Dit om de privacy van onze leden en vrijwilligers te waarborgen.

2.18 KO Kids verzorgt het toezicht gedurende de reguliere KO Kids activiteiten op de vastgestelde dagen. Dat wil zeggen dat KO Kids verantwoordelijk is, wat niet betekent dat steeds op elk kind direct toezicht wordt gehouden. Er wordt een verantwoorde wijze van toezicht gehouden, zodanig dat elke onregelmatigheid direct opgemerkt en direct ingegrepen kan worden.

2.19 Bij open activiteiten, anders dan de reguliere KO Kids activiteiten van de jeugdleden, ligt de verantwoordelijkheid hiervan niet bij KO Kids maar bij de leden dan wel de ouders / verzorgers. Voorbeelden van deze activiteiten zijn; tijdens de jeugdcarnaval, Koningsdag of Sint Maarten.

2.20 In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement of de statuten niet voorzien, beslist het bestuur al dan niet op advies van een werkgroep. Voorstellen tot wijziging kunnen door het bestuur en leden gedaan worden met twee derde meerderheid van stemmen. Deze voorstellen moeten op algemene vergaderingen worden behandeld en de aanwezige leden boven de 17 jaar mogen stemmen. Ieder lid mag óók nog één volmacht stem uitbrengen van een ander lid dat niet op de vergadering aanwezig is. (Schriftelijk)

 

HOOFDSTUK 3 : PEUTERWERK

Het peuterwerk maakt sinds 2013 geen deel meer uit van het jeugdwerk KO Kids. Het peuterwerk is overgenomen door kindercentra “Hoera” en niet langer gevestigd in het gebouw van KO Kids. In de statuten staat naam Peuterwerk nog vermeld. KO Kids behoudt de ruimte om eventueel in nabije toekomst zich te richten op peuterwerk.

 

HOOFDSTUK 4: JEUGD -EN TIENERWERK

4.1 Missie: Wij zijn ”KO Kids”; een eigentijdse maatschappelijke vereniging die jeugd- en tienerwerk aanbiedt in Kelpen-Oler. Dit wordt gedaan door enthousiaste vrijwilligers, die samen met de kinderen plezier beleven aan het organiseren van een uitdagende en creatieve vrijetijdsbesteding.

4.2 Doelstelling “KO Kids” jeugd -en tienerwerk: Kinderen van Kelpen-Oler in de leeftijd van 6 tot 16 jaar gelegenheid bieden in clubverband deel te nemen aan creatieve, recreatieve, sportieve, musische, ludieke en educatieve activiteiten.

4.3 Het jeugdwerk voor de basisschoolleeftijd is onderverdeeld in “jongste groepen” (groep 3 t/m 5) en “oudste groepen” (groep 6 t/m 8). Het “tienerwerk” is voor de jeugd in de leeftijd van 12 tot 16 jaar.

4.4 Het seizoen loopt gelijk met een schooljaar van de basisschool. Het seizoen start met een opendag net na de start van het schooljaar. De aanvang van de activiteiten vindt plaats de 1e week na de open dag en eindigt met een zomerkamp voor de jeugdgroepen in de eerste week van de zomervakantie.

4.5 Er zijn wekelijks activiteiten voor bovengenoemde groepen, waarbij de junioren één bedrag aan contributie betalen per seizoen en tieners een bijdrage per activiteit betalen. Er wordt een aparte bijdrage voor de kampen gevraagd.

4.6 Het bestuur legt jaarlijks op advies van de werkgroep, een contributiebedrag ter goedkeuring voor aan de algemene ledenvergadering.

4.7 De leiding van de werkgroepen voor junioren en tienerwerk worden door het bestuur benoemd, zo mogelijk op voordracht van de betreffende werkgroep.

4.8 De leiding van het jeugdwerk vergadert regelmatig, d.w.z. ééns in de 4 – 8 weken onder leiding van een coördinator die mogelijk ook afgevaardigde is in het bestuur.

In deze vergadering wordt o.a. het volgende besproken:
4.8.1 De planning van activiteiten voor twéé maanden.
4.8.2 De taakverdeling en het functioneren van zijn leiding en de groepen.
4.8.3 De voorbereiding en uitvoering van de activiteiten.
4.8.4 Benodigde materialen, financiën, medewerking van derden (bijv. ouders)
4.8.5 De spelregels en ervaringen in de omgang met de kinderen/tieners.
De vergaderingen zijn dus voorbereidend en terugblikkend van aard.

4.9 Van besprekingen en evaluaties wordt dusdanig “verslag” opgemaakt (standaardnotities), dat de afgevaardigde in het bestuur namens zijn/haar werkgroep daarvan regelmatig verslag kan uitbrengen, zowel qua planning met begroting als qua evaluatie met afrekening.

4.10 Over activiteiten, planning, entrees, acties, hulp van ouders bij vervoer enz. worden de deelnemers periodiek geïnformeerd via de website, Facebook, persoonlijk via e-mail of via het dorpsblad “De Klepper”.

4.11 De leiding heeft een eigen “draaiboek” hoe men wekelijks te werk gaat. Daarin zijn spelregels voor de leiding onderling afgesproken, zoals tijdig aanwezig zijn vóór een activiteit, klaarzetten / inkopen van materialen, regels tegenover kinderen, opruimen enz. De afgesproken werkwijze is aan het bestuur bekend gemaakt.

4.12 Algemene ledenvergaderingen: Zie bepaling 2.10.

4.13 Om de vaardigheid te verhogen, zal de leiding regelmatig cursussen aangeboden krijgen. Er wordt vanuit gegaan dat iedereen daar aan deelneemt.

4.14 Nieuwe leiding en aspirant-leiding: Zie bepalingen 2.6 en 2.11.

4.15 Het jeugd -en tienerwerk hebben de beschikking over eigen ruimten.
Bij reparaties e.d. dient de beheerder in het bestuur geraadpleegd te worden.
Na een activiteit wordt altijd opgeruimd, toiletten doorgespoeld en deuren, ramen, verlichting en verwarming gecontroleerd voordat men het jeugdhuis verlaat en afsluit.(alarm inschakelen)

4.16 Aanschaf van materialen dient zoveel mogelijk via de beheerder in het bestuur te verlopen of een ander door het bestuur aan te wijzen persoon.
Uit kostenbesparing dient deze aanschaf zoveel mogelijk centraal te gebeuren, waarbij ook andere werkgroepen bestellingen kunnen doen.
Over de te besteden bedragen zal altijd overleg dienen te zijn met de penningmeester, beheerder en werkgroep. Bij de planning van activiteiten zal men daarmee rekening moeten houden.

4.17 Kleine “tussen-door-aanschaffingen” zullen door de leiding zelf gedaan dienen te worden en nadien kunnen de kosten gedeclareerd worden bij de penningmeester, voorzien van aankoopbonnetjes en/of specificatie met toelichting. Bij twijfel over toegestane uitgaven of benodigde voorschotten moet de coördinator van de werkgroep vooraf contact opnemen met de penningmeester.

4.18 Vergoedingen: Zie bepaling 2.15

4.19 Onvoorzien: Zie bepaling 2.17.

 

HOOFDSTUK 5: OPLEIDINGSTRAJECT ASPIRANTEN

5.1 Doelstelling opleidingstraject aspiranten: jongeren vanaf 14 en/of 15 jaar, die de ambitie hebben om leiding te worden, tijdens een 1- jarig traject te begeleiden tot leiding.

5.2 Aspiranten zijn de deelnemers in het traject.

5.3 De begeleiding vind plaats door een door minimaal één of meerdere vrijwilligers van KO Kids welke zelf minimaal 5 jaar ervaring heeft opgedaan als jeugdleider bij KO Kids.

5.4 Half september wordt met het traject gestart en zullen alle jongeren van Kelpen-Oler in de leeftijd van 14 en 15 jaar benaderd worden door KO Kids.

5.5 Tijdens het seizoen zullen de aspiranten na de herfstvakantie gaan meedraaien in de jongste groepen. Meehelpen in de voorbereiding en uitvoering van een activiteit tijdens de kampen.

5.6 Er vinden 5 bijeenkomsten plaats in het opleidingstraject aspiranten..
Tijdens deze bijeenkomsten komen de volgende onderwerpen aan bod:
5.6.1 Wat is “KO Kids”?
5.6.2 Uitleg over het traject.
5.6.3 Koningsdag.
5.6.4 Oefen- en zomerkamp.
5.6.5 Vorderingen betreffende het groepsdraaien.

5.7 Er vinden geregeld 1 op 1 gesprekken plaats tussen de begeleiding en de aspirant van het opleidingstraject. Tijdens deze gesprekken wordt er dieper ingegaan op vragen / opmerkingen van de aspirant, maar ook over de ontwikkeling in het traject.

5.8 De aspirant mag vanaf de laatste vergadering voor het oefenkamp de jeugdleidersvergaderingen bijwonen.

5.9 Van alle besprekingen en bijeenkomsten wordt een verslag gemaakt, zodat de afgevaardigde van het bestuur namens zijn / haar werkgroep regelmatig verslag kan uitbrengen.

5.10 Aan het einde van het traject vindt er een evaluatiegesprek plaats tussen de begeleiding van het opleidingstraject en de aspirant. Een van de bestuursleden zal hierbij vertegenwoordigd zijn. (Aspirant / Begeleiding / Bestuurslid)
Dit gesprek dient als maatstaf om een aspirant geschikt te achten als jeugdleider.

5.11 Als de aspirant aan het einde van het seizoen voldoende bekwaam bevonden wordt door de begeleiding van de werkgroep en het bestuur ontvangt de aspirant een certificaat en mag zich dan leiding noemen.

5.12 Algemene ledenvergaderingen: De aspirant mag de laatste algemene ledenvergadering van het seizoen bijwonen.

5.13 Vergoedingen: Zie bepaling 2.15

5.14 Onvoorzien: Zie bepaling 2.17.

 

HOOFDSTUK 6: WERKGROEP BIJZONDERE ACTIVITEITEN

6.1 De Werkgroep Bijzondere Activiteiten verzorgt de voorbereiding van de “open activiteiten”, d.w.z. de activiteiten waarbij de deelnemers géén lid van “KO Kids” hoeven te zijn.

6.2 Jaarlijks zijn dat: Sint Maartenfeest in november, jeugdcarnaval in februari / maart en Koningsdag op 27 april.

6.3 Bij de uitvoering kan de werkgroep een beroep doen op leden van de andere werkgroepen van “KO Kids”.

6.4 De werkgroep zal in zijn voorbereiding samenwerken met anderen uit de gemeenschap Kelpen-Oler, te weten de carnavalsvereniging, kerkbestuur en de basisschool. Bestuur en werkgroep zullen bij de samenwerkende partijen altijd dienen duidelijk te maken, dat deze activiteiten onder verantwoordelijkheid blijven van “KO Kids” en dat bij beslissende momenten altijd het laatste woord bij onze vereniging ligt.

6.5 De financiering zal uit de bijdragen van de deelnemers dienen te komen; minimale bijdragen zullen uit de algemene kas van de vereniging “KO Kids” dienen te komen. Met name acties en aparte subsidie-bijdragen van de gemeente zullen de begroting van deze werkgroep rond moeten maken. Het bestuur is op de hoogte van de begroting respectievelijk de afrekening; bij twijfel zal de penningmeester tijdig om advies worden gevraagd.

6.6 De werkgroep werkt bij elke activiteit met een vast draaiboek, waarbij jaarlijks bij de evaluatie aanpassingen kunnen plaatsvinden. Het bestuur wordt hiervan regelmatig op de hoogte gehouden, omdat de uitvoering een verantwoordelijkheid blijft van de gehele vereniging “KO Kids”.

6.7 Tijdens bovengenoemde open activiteiten wordt gebruik gemaakt van de ruimten die het jeugdwerk in en om het gebouw ter beschikking heeft. In de draaiboeken van de activiteiten is opgenomen, dat na afloop van deze open activiteiten, deze ruimten weer worden gepoetst. Indien het buitenruimte betreft dienen deze schoon worden achtergelaten.

6.8 Bij het aangaan van contracten (bv artiesten op Koningsdag) kan de werkgroep deze niet zelf ondertekenen. Deze zullen voorgelegd dienen te worden bij het bestuur.
Dat geldt ook voor materiaalaankopen, waarbij de werkgroep dient te streven naar centrale aankopen samen met andere werkgroepen.
Zijn de bedragen hoger dan €1250,-, zal de goedkeuring van de vereniging vereist zijn. Dit bedrag vervangt het bedrag van fl.2.500,- dat in de statuten van 1996 staat.

6.9 Algemene ledenvergaderingen: Zie bepaling 2.10

6.10 Vergoedingen: Zie bepaling 2.15

6.11 Onvoorzien: Zie bepaling 2.17.

 

HOOFDSTUK 7: WERKGROEP ACTIES

7.1 De “werkgroep acties” bereidt jaarlijks twee acties voor, te weten de vlooienmarkt in maart / april en de goede doelen week. Onder de goede doelen week valt de collecte van Jantje Beton.

7.2 De opbrengst van de acties zal gebruikt worden voor alle activiteiten van de vereniging.

7.3 Er wordt gewerkt met een draaiboek, dat na elke activiteit geëvalueerd zal worden en waar nodig aangepast. Het bestuur dient op de hoogte gehouden te worden van de geplande activiteiten.

7.4 De werkgroep zal bij de uitvoering een beroep doen op de leiding van alle werkgroepen en vrijwilligers van “KO Kids”.

7.5 Algemene ledenvergadering: Zie bepaling 2.10.

7.6 Vergoedingen: Zie bepaling 2.15.

7.7 Onvoorzien: Zie bepaling 2.17.

 

HOOFDSTUK 8: VERHUUR / UITLEEN MATERIALEN

Uitleen materialen alleen aan leden van KO Kids. Leden kunnen een verzoek indienen bij het bestuur.

8.1 Alle materialen dienen steeds als eerste ten dienste te staan voor het jeugdwerk van “KO Kids”. Bij uitleen/ verhuur dient altijd aan degene die het materiaal krijgt, gemeld te worden dat dit niet doorgaat als blijkt dat de vereniging zelf de materialen nodig heeft. Tot 7 dagen voorafgaand aan de verhuur / uitleendatum kan afgezegd worden.

8.2 Uitlenen is mogelijk bij:
8.2.1 Meubilair: Alleen meubilair dat over is en opgeslagen kan verhuurd / uitgeleend worden. Meubilair dat vast in gebruik is, wordt niet verhuurd / uitgeleend.
8.2.2 Spel -en kampmateriaal: Per geval zal het bestuur bekijken of uitleen / verhuur verantwoord is. In de regel worden deze materialen niet verhuurd.
8.2.3 Het gebouw: Dit wordt niet onderverhuurd voor bijv. feesten.(In strijd met gemeentelijke verordening) Wel groepen met jeugdactiviteiten kunnen, tegen een vergoeding en als het gebouw niet in gebruik is bij het jeugdwerk, ruimten gebruiken. Bij uitwisselingen met andere jeugdverenigingen kan wel gebruik gemaakt worden van het gebouw.

8.3 Gebouw: KO Kids verhuurt de ‘aanbouw’, voorheen de peuterruimte en een gedeelte van de opslag. Verhuur vind plaats aan een vereniging / stichting met een maatschappelijk / sociaal karakter.

8.4 In de eerste twee weken van de zomervakantie wordt niets verhuurd / uitgeleend, i.v.m. zomerkamp.

8.5 De tafels en stoelen uit de opslag kunnen door leden gratis geleend worden als zij die zelf willen gebruiken (in het eigen gezin), dus niet voor overige familie. Dat dient uiteraard tijdig gemeld te worden aan degene die voor de vereniging regelt of bij de beheerder in het bestuur.

8.6 De kamp / groepstenten en de wc-wagen worden nooit verhuurd / uitgeleend aan derden en ook niet aan eigen leden.

8.7 Als vooraf ingeschat kan worden dat verhuur / uitlenen risicovol is, worden géén materialen verhuurd / uitgeleend. Bij twijfel zal de beheerder / degene die aangewezen is, het probleem voorleggen aan het bestuur en deze nemen dan een besluit.

8.8 In alle gevallen waarin bovenstaande regels van hoofdstuk 8 niet voorzien, beslist het bestuur.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *